Cierre de Ejercicio en los sistemas comerciales de Contpaq i

Cierre de Ejercicio en los sistemas comerciales de Contpaq i

El cierre de ejercicio es un proceso que indica el termino de un periodo de trabajo, generalmente vinculado con el ejercicio fiscal de la empresa. Los sistemas comerciales de Contpaq i sólo permiten tener 2 ejercicios abiertos, normalmente «Ejercicio Actual» y «Ejercicio Futuro».

Es necesario realizar este proceso cada año, en el momento que se dan por concluidas las operaciones del ejercicio anterior.

Debido a la omisión de esté proceso en las operaciones administrativas de los sistemas, suele ocurrir que los usuarios se encuentran trabajando en el ejercicio futuro de la empresa , por lo que al intentar generar un documento en los primeros días del año se recibe el mensaje:

La fecha del Documento no pertenece a ningún ejercicio de la Empresa.

Ejemplo

Una empresa es creada en 2017, por lo que su ejercicio actual es 2017. Si en 2019 no se ha realizado ningún cierre de ejercicio se tendrá el siguiente escenario:

Ejercicio  Actual: 2017

Ejercicio Futuro: 2018

Ejercicio 2019 no se encuentra abierto, por lo que no es posible generar ningún documento con fecha del 2019.

Es muy fácil realizar proceso de «Cierre de Ejercicio en los sistemas comerciales de Contpaq i», siempre y cuando estes de acuerdo con los reportes de existencias y costos, así como con los saldos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Acciones para la ejecución del "Cierre de Ejercicio"

  1. Respaldar Empresa.
  2. Validar que la información de tus reportes de inventarios sea correcta tal como existencias y costos, no deben haber existencias negativas o captura en desorden.
    • Revisa el reporte de Estado de cuenta de Cliente y el de proveedores para que estes de acuerdo con los saldos que se muestran.
    • Recuerda que en cada reporte el sistema muestra con un «*»  si existe algún error o incongruencia. En caso de ser necesario se muestre algún error en los reportes deberas realizar las procesos de mantenimiento tales como » Recosteo, Afectación masiva de saldos o Verificación de documentos.»
  3. Realiza  todas las modificaciones y ajustes que debas realizar dentro del sistema, ya que no podrás realizar modificaciones a ningún documento perteneciente al ejercicio cerrado.
  4. Realizar el proceso de «Cierre de Ejercicio»

Notas:

Si en la empresa realizó captura en desorden, existen existencias en negativo o bien emiten documentos sin afectar, el proceso de cierre no podrá llevarse a cabo, por lo que se recomienda realizar lo siguiente:

  • Ejecutar el reporte «Existencias del Almacén» para identificar los productos que tengan errores.
  • Ejecuta el reporte «Movimientos sin Afectar» para identificar los productos que no estén afectados.
  • En caso de que no existan documentos sin afectar y el sistema envía el mensaje indicando lo contrario, deberás ejecutar el proceso «Afectación de Saldos de Forma Masiva» y la utilería «Verificación de documentos».

Siempre que se realice un proceso en el sistema es imperativo realizar un respaldo del la empresa.

¿Como realizar el proceso?

Para Realiza el proceso ingresa al sistema y en el » Menú Procesos > Cierre de Ejercicio»

«El sistema mostrará el ejercicio a cerrar y el nuevo ejercicio»

Recuerda validar el ejercicio actual de la empresa, ingresando al Menú Configuración > Periodos y Ejercicios.

En caso de presentar inconvenientes, sugerimos que nos contactes para poder ayudarte a solucionar cualquier inconveniente.  SDIA Consultoría.

Procesos especiales

Afectación de Saldos en forma masiva.

Es un proceso mediante el cual se afectan los documentos que por alguna razón no fueron afectados al crearlos.

Al utilizar este proceso, se pondrán en orden todos los documentos que no han afectado saldos, así como los saldos de los clientes y proveedores de la empresa.

Para ejecutar

Menú Procesos > Afectación de Saldos en Forma Masiva

«Deberás indicar el rango de fechas de los documentos a considerar»

Recosteo

Es un proceso que calcula el costo, a partir del periodo en el que se presenta el problema, considerando primero las entradas y después las salidas.

Se recomienda realizar el proceso de recosteo cuando existen captura de documentos en desorden, o bien, cuando el costo de los productos no es correcto.

Para Ejecutar

Menú procesos > Recosteo

Las opciones a elegir son:

– Sugeridos por el sistema: Se recostearán los productos que tiene error en el costo y se procesara a partir de la fecha del error. (No permite seleccionar Periodos ni ejercicios)

– Seleccionados por el usuario: Es posible seleccionar un producto o rango de productos, además de realizar una selección de periodo y ejercicio.

Verificación de Documentos

Realiza una comprobación de:

– Totales de los movimientos de un documento
– Unidades pendientes de surtir por movimiento
– Suma de pagos aplicados al documento para verificar Saldo del documento y Saldo Pendiente.

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